Polisi preifatrwydd

Mae Changing Faces wedi ymrwymo i sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei diogelu ac i fod yn dryloyw yn y ffordd y byddwn yn ei defnyddio. Rydym yn cymryd diogelu data o ddifrif, a byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol yn unol â’r holl gyfreithiau perthnasol sy’n ymwneud â diogelu data, hawliau dynol a chyfathrebu electronig. Ni fyddwn yn gwneud unrhyw beth gyda’ch data na fyddech yn rhesymol ddisgwyl i ni ei wneud.

Mae’r polisi diogelu data a phreifatrwydd hwn yn nodi sut mae Changing Faces yn defnyddio ac yn diogelu unrhyw wybodaeth bersonol rydych chi’n ei rhoi i Changing Faces, fel cleient, cefnogwr, gweithiwr neu wirfoddolwr, neu pan fyddwch chi’n defnyddio ein gwefan, ein tudalennau cyfryngau cymdeithasol ar Facebook, Twitter, LinkedIn, neu Instagram, neu’n cyfathrebu â ni yn ystod ein gweithgareddau arferol.

Diffiniadau

• Ystyr “data personol” yw unrhyw wybodaeth sy’n ymwneud â pherson byw adnabyddedig neu adnabyddadwy (“testun data”).
• Ystyr “prosesu data” yw cyflawni unrhyw weithrediad neu set o weithrediadau ar ddata personol neu ar setiau o ddata personol, boed hynny drwy ddulliau awtomataidd ai peidio, megis casglu, cofnodi, trefnu, strwythuro, storio, addasu neu newid, adalw, ymgynghori, defnyddio, datgelu trwy drosglwyddo, lledaenu neu ddarparu fel arall, alinio neu gyfuno, cyfyngu, dileu neu ddinistrio.
• Ystyr “marchnata uniongyrchol” yw cyfathrebu unrhyw ddeunydd hysbysebu neu farchnata sy’n cael ei anfon neu ei drosglwyddo at unigolion penodol.
• Yng nghyd-destun marchnata uniongyrchol, ystyr “Gweinyddu” yw prosesu data sy’n eithrio unrhyw elfen o farchnata uniongyrchol. Er enghraifft, anfon llythyr o ddiolch i gydnabod rhodd.

Pwy ydym ni a beth rydym ni’n ei wneud

Changing Faces yw prif elusen y DU ar gyfer pawb sydd â chraith, marc neu gyflwr ar ei wyneb neu gorff.

Rydym yn darparu gwasanaethau iechyd meddwl, lles a chuddliw croen sy’n newid bywydau. Rydym yn gweithio i drawsnewid y ffordd y caiff gwahaniaeth gweladwy ei ddeall a’i dderbyn, ac yn ymgyrchu i leihau rhagfarn a gwahaniaethu.

Mae Changing Faces wedi’i gofrestru fel elusen yng Nghymru a Lloegr (rhif elusen gofrestredig 1011222), ac yn yr Alban (rhif elusen gofrestredig SCO39725) a dyma’r rheolydd data at ddibenion diogelu data. Gallwch gysylltu â Changing Faces dros y ffôn ar 0345 4500 275 neu drwy e-bost yn [email protected].

Ein Swyddog Diogelu Data yw Frances Howard. Gellir cysylltu â hi drwy ffonio 0345 450 0275 neu drwy e-bostio [email protected].

Rheoliadau diogelu data

Wrth gynnal ein gweithgareddau o ddydd i ddydd rydym yn prosesu ac yn storio gwybodaeth bersonol sy’n ymwneud â’n cleientiaid, staff, cefnogwyr a gwirfoddolwyr ac rydym yn cadw at ofynion Deddf Diogelu Data 2018 (DPA) a’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data 2018 (GDPR).

Rydym yn cymryd ein cyfrifoldebau o dan ddeddfwriaeth diogelu data o ddifrif ac rydym yn sicrhau bod yr wybodaeth bersonol a gawn yn cael ei chadw, ei defnyddio, ei throsglwyddo a’i phrosesu fel arall yn unol â’r rheoliadau hynny a’r holl gyfreithiau a rheoliadau diogelu data eraill sy’n berthnasol gan gynnwys, er enghraifft, y Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig (PECR).

Yr wybodaeth bersonol rydym yn ei chasglu

Mae gwybodaeth bersonol yn wybodaeth y gellir ei defnyddio i’ch adnabod. Gall fod yn electronig neu ar bapur, ac mae’n cynnwys ffotograffau a fideos.

Rydym yn casglu gwybodaeth bersonol amdanoch chi pan fyddwch chi’n cael eich cyfeirio neu’n cyfeirio eich hun at ein gwasanaethau, yn gofyn am ein gweithgareddau, yn gwneud cais atom am swydd neu’n cael eich penodi i swydd, yn cofrestru gyda ni (er enghraifft, cofrestru i gael gwybodaeth), yn gwneud rhodd i ni, yn cofrestru ar gyfer digwyddiad, yn ymgysylltu â’n cyfryngau cymdeithasol neu fyrddau negeseuon, yn archebu cynhyrchion a gwasanaethau (fel cyhoeddiadau a chylchlythyrau e-bost), fel arall yn rhoi gwybodaeth bersonol i ni, neu’n dod yn adnabyddus i ni fel rhywun a allai ystyried cysylltu â Changing Faces mewn rhyw ffordd.

Mae gwybodaeth bersonol yn cynnwys:

• Enw
• Dyddiad geni
• Cyfeiriad e-bost
• Cyfeiriad post
• Manylion cyfrif banc
• Teitl swydd a chyflogwr
• Rhifau ffôn symudol a llinell dir
• Rhywedd
• Statws priodasol
• Profiadau o wahaniaeth gweladwy, os ydych chi’n rhannu’r rhain gyda ni, a’r
• Rheswm a rowch i ni dros gefnogi Changing Faces.

Gall hefyd gynnwys:

• Manylion unrhyw ddewisiadau optio i mewn ac optio allan rydych wedi’u cyfleu i ni
• P’un a ydych chi’n drethdalwr yn y DU ai peidio (fel ein bod yn gwybod a allwn hawlio Cymorth Rhodd ai peidio)
• Manylion unrhyw roddion a wnaethoch i Changing Faces
• Manylion unrhyw ddigwyddiadau Changing Faces rydych chi wedi cymryd rhan ynddynt
• Nodiadau sy’n ymwneud â’n perthynas â chi. Er enghraifft:
  • Gohebiaeth rhyngoch chi a Changing Faces
  • Cysylltiadau rhyngoch chi ac unigolion neu sefydliadau eraill sy’n hysbys i Changing Faces, a
  • Data a gasglwyd trwy ymchwil rhagolygon

Nid yw’r rhestrau hyn yn gynhwysfawr, ond eu bwriad yw rhoi syniad o’r math o wybodaeth rydym yn ei chasglu.

Os byddwch yn defnyddio’ch cerdyn credyd neu ddebyd i wneud cyfraniad atom, prynu rhywbeth neu dalu ar-lein neu dros y ffôn, byddwn yn sicrhau ein bod yn rheoli hyn yn ddiogel ac yn unol â Safon Diogelwch Data’r Diwydiant Cardiau Talu (PCI DSS).

Nid ydym yn storio eich gwybodaeth ariannol am fwy o amser nag sydd ei angen arnom.

Data sensitif/categori arbennig

Os byddwch yn cysylltu â ni er mwyn cael cymorth gan ein gwasanaethau, efallai y byddwn yn casglu’r wybodaeth ychwanegol ganlynol, a ddiffinnir yn y gyfraith fel data sensitif neu ddata categori arbennig. Mae data sensitif neu gategori arbennig yn fath o ddata personol, ond efallai, os caiff ei wneud ar gael, gallai adael yr unigolyn y mae’n ymwneud ag ef yn agored i wahaniaethu neu aflonyddu. Mae GDPR yn diogelu gwybodaeth bersonol yn ei chyfanrwydd ond yn ychwanegu ffocws ychwanegol at wybodaeth sensitif oherwydd effaith bosibl ar fywoliaeth unigolyn, ei ansawdd bywyd, a’i allu i gymryd rhan mewn gweithgareddau bob dydd.

Mae data categori arbennig, fel y’i diffinnir gan y GDPR, yn cynnwys:

• Iechyd neu gyflwr corfforol neu feddyliol
• Geneteg a biometreg
• Bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol
• Tarddiad hiliol neu ethnig
• Barn wleidyddol
• Credoau crefyddol neu athronyddol
• Aelodaeth ag undeb llafur

Dim ond gyda’ch caniatâd penodol y byddwn yn casglu unrhyw ddata o’r fath.

Data troseddau

Dim ond pan ganiateir inni wneud hynny gan y gyfraith berthnasol y byddwn yn prosesu data troseddau. Efallai y byddwn yn ei gasglu fel rhan o’n gweithgarwch recriwtio staff, a gwirfoddolwyr mewn rhai amgylchiadau, yn unol â’n polisi ar Ddatgelu Cofnodion Troseddol a Recriwtio Cyn-droseddwyr. Efallai y byddwn yn prosesu data troseddau os oes angen gwneud hynny er mwyn diogelu cleientiaid agored i niwed neu ddefnyddwyr eraill ein gwasanaethau.

Data nad yw’n bersonol

Os ydych chi’n darllen tudalennau neu’n lawrlwytho gwybodaeth o’n gwefan, efallai y byddwn yn casglu gwybodaeth am y defnydd hwn, megis pa dudalennau yr ymwelir â nhw fwyaf a pha ddigwyddiadau neu weithgareddau sydd o’r diddordeb mwyaf. Gellir defnyddio’r wybodaeth hon i’n helpu i wella ein gwefan a’n gwasanaethau a sicrhau ein bod yn darparu’r gwasanaeth gorau i chi. Mae’r wybodaeth a ddefnyddiwn at y diben hwn yn cael ei chyfuno neu anonymeiddio, ac ni fydd yn eich adnabod fel ymwelydd unigol â’n gwefan.

Cyfeiriwch at ein polisi cwcis am ragor o wybodaeth am hyn.

Sut ydym yn defnyddio’r wybodaeth rydym yn ei phrosesu, a beth yw’r sail gyfreithiol i hyn?

Darparu cymorth iechyd meddwl a lles neu wasanaethau cuddliw croen i chi

Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu – caniatâd

• Pan fyddwch wedi rhoi gwybodaeth i ni naill ai yn gofyn am wybodaeth neu’n gofyn i ni gyflawni gwasanaeth i chi, byddwn yn symud ymlaen ar y sail eich bod wedi rhoi caniatâd i ni ddefnyddio’r wybodaeth at y diben hwnnw, yn seiliedig ar y ffordd y gwnaethoch roi’r wybodaeth i ni.
• Pan fyddwn yn prosesu data sensitif at ddibenion darparu gwasanaethau iechyd meddwl a lles neu guddliw croen, rydym yn cydymffurfio â GDPR Erthygl 9 adran h ynghylch defnyddio gwybodaeth sensitif ar gyfer meddygaeth ataliol neu alwedigaethol.
• Gallwch dynnu caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg trwy e-bostio [email protected]. Ni fydd hyn yn effeithio ar gyfreithlondeb prosesu eich gwybodaeth cyn cael gwybod eich bod wedi tynnu’ch caniatâd yn ôl a gweithredu hynny.
• Os ydych wedi gofyn i ni beidio â defnyddio’ch gwybodaeth at ddibenion marchnata, byddwn yn cadw eich enw, eich cyfeiriad cartref a’ch cyfeiriad e-bost ar restr atal i sicrhau nad ydym yn parhau i gysylltu â chi.
• Nid oes angen i chi roi’r holl wybodaeth yr ydym yn gofyn amdani i ddarparu ein gwasanaethau, ond os nad ydych yn fodlon gwneud hynny, gall hyn effeithio ar ein gallu i ddarparu gwasanaeth effeithiol.

Beth rydym yn ei wneud gyda’ch data

• Rydym yn prosesu eich manylion personol ac yn eu mewnbynnu i’n cronfa ddata cleientiaid ddiogel
• Rydym yn anfon yr wybodaeth rydych chi wedi gofyn amdani neu’n eich cyfeirio at y lle perthnasol ar ein gwefan
• Rydym yn cysylltu â chi i anfon dyddiad a lle apwyntiad atoch os gofynnwyd am hynny
• Rydym yn sicrhau bod eich manylion gan yr aelod o staff neu’r gwirfoddolwr sy’n darparu unrhyw wasanaeth i chi er mwyn i’r gwasanaeth gael ei ddarparu.
• Rydym yn cysylltu â gweithiwr proffesiynol iechyd neu ofal cymdeithasol, gweithiwr proffesiynol addysg neu drydydd parti proffesiynol arall sy’n ymwneud â’ch gofal os ydych wedi rhoi caniatâd i ni wneud hynny
• Rydym yn cofnodi canlyniad yr apwyntiad / ymgynghoriad / sesiwn / rhyngweithiad ar ein cronfa ddata ddiogel
• Rydym yn cadw mewn cysylltiad cyhyd ag y bydd y gwasanaeth yn cael ei ddarparu i chi. Efallai y byddwn yn cysylltu â chi o bryd i’w gilydd am wasanaethau eraill a ddarperir gan Changing Faces a allai fod o ddiddordeb i chi.
• Rydym yn gofyn i chi gwblhau holiadur ar ôl apwyntiad neu ateb cwestiynau adborth/canlyniadau
• Rydym yn defnyddio eich data dienw i werthuso cyrhaeddiad ein gwasanaeth ac i gynllunio datblygiadau gwasanaeth yn y dyfodol
• Efallai y byddwn yn rhannu rhywfaint o’ch data personol gyda chyrff y GIG. Ni fydd hyn yn cynnwys data sensitif a bydd yn cael ei wneud mewn amgylchedd diogel.
• Rydym yn cadw eich data wedi’i storio ar ein cronfa ddata ddiogel sydd wedi’i diogelu gan bolisi cyfrinair. Rydym yn cadw eich data am 7 mlynedd ar ôl ein cyswllt terfynol â chi am resymau rheoleiddio, ac wedi hynny, mae eich data’n cael ei ddinistrio’n ddiogel.
• Rydym yn sicrhau ein bod yn cydymffurfio’n llawn â’r ddeddfwriaeth amddiffyn a diogelu presennol wrth brosesu data plant.

Cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol fel cyflogwr, i staff cyflogedig ac i wirfoddolwyr.

Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu – contract

• Rydym yn prosesu data staff a gwirfoddolwyr, gan gynnwys staff a gwirfoddolwyr interim, dros dro a chontract, yn seiliedig ar berthynas gytundebol neu gytundebau gwirfoddolwyr.
• Mae’n ofynnol yn gytundebol i chi roi gwybodaeth bersonol i ni ar ôl eich penodiad. Os nad ydych yn fodlon gwneud hynny, efallai y bydd angen i ni derfynu’r penodiad.
• Nid yw’n ofynnol i chi roi’r wybodaeth yr ydym yn gofyn amdani i ni (e.e. ar ein ffurflen gais) wrth wneud cais am swydd, ond os nad ydych yn gwneud hynny, gallai hyn wanhau eich cais.
• Rydym yn casglu ac yn prosesu data amrywiaeth i’n galluogi i gydymffurfio â deddfwriaeth cydraddoldeb y DU. Gall staff optio allan o’r monitro hwn.

Beth rydym yn ei wneud gyda’ch data

• Rydym yn prosesu ceisiadau am swyddi a rolau gwirfoddol
• Rydym yn ysgrifennu atoch i drefnu cyfweliad neu i roi gwybod bod eich cais yn aflwyddiannus
• Rydym yn cynnal cyfweliadau yn seiliedig ar y data a anfonwyd atom yn eich cais
• Rydym yn cadw’r wybodaeth a gafwyd gan ymgeiswyr aflwyddiannus am chwe mis ar y mwyaf
• Rydym yn cadw’r wybodaeth a anfonwyd gan ymgeiswyr llwyddiannus yn unol â gofynion cyfreithiol
• Rydym yn cynhyrchu data personol ychwanegol sy’n deillio o arfarniadau, adolygiadau cyflog a gweithgareddau AD arferol eraill yn ystod y cyfnod cyflogaeth
• Rydym yn prosesu manylion gweithwyr drwy’r gyflogres
• Rydym yn cadw rhywfaint o’ch data wedi’i storio ar ein cronfa ddata ddiogel sydd wedi’i diogelu gan bolisi cyfrinair a rhai mewn cypyrddau ffeilio wedi’u cloi. Rydym yn cadw data gweithwyr am 6 blynedd ar ôl i weithiwr adael y sefydliad am resymau rheoleiddio, ac wedi hynny, mae’r data’n cael ei ddinistrio’n ddiogel.
• Rydym yn cadw’r data a gawsom gan ymgeiswyr aflwyddiannus am 6 mis ac wedi hynny mae’r data’n cael ei ddinistrio’n ddiogel.

Cefnogi ein gweithgareddau codi arian, gan gynnwys prosesu rhoddion a wnaethoch i ni a darparu gwasanaethau eraill gan gynnwys anfon cynhyrchion neu wybodaeth atoch rydych wedi gofyn amdanynt.

Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu – caniatâd

• Mae ein gweithgareddau codi arian a marchnata yn cael eu cynnal ar sail caniatâd. Rydym yn sicrhau bod gennym ganiatâd penodol ar gyfer pob cais codi arian, gweithgaredd marchnata electronig a gweithgaredd cyfryngau.
• Gallwch dynnu caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg trwy e-bostio [email protected]. Ni fydd hyn yn effeithio ar gyfreithlondeb prosesu eich gwybodaeth cyn cael gwybod eich bod wedi tynnu’ch caniatâd yn ôl a gweithredu hynny.
• Nid oes angen i chi roi unrhyw wybodaeth bersonol i ni wrth wneud rhodd. Yn yr achos hwnnw, bydd y rhodd yn cael ei chofnodi’n ddienw.
• Os byddwch chi’n gwneud rhodd i ni, ac yn rhoi eich enw a’ch manylion cyswllt, byddwn yn tybio eich bod yn cydsynio i ni gysylltu â chi mewn cysylltiad â’r rhodd honno.

Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu – contract

• Os ydych wedi cytuno i godi arian i ni mewn cyd-destun penodol, efallai y byddwn yn prosesu’ch data ar sail perthynas gytundebol, os oes contract o’r fath yn bodoli rhyngom.

Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu – buddiant dilys

• Rydym yn creu rhestrau o gefnogwyr, cysylltiadau a gwesteion, ac rydym yn dadansoddi ein data cefnogwyr. Mae’r prosesu hwn er ein buddiant dilys ac nid yw’n effeithio’n ormodol ar hawliau diogelu data ein cefnogwyr. I gael rhagor o wybodaeth ar y ffordd rydym yn dadansoddi data cefnogwyr, gweler yr adran o’r enw “Ar gyfer ymchwil a dadansoddi codi arian gan gynnwys proffilio” isod.

Sut rydym yn prosesu eich rhodd

• Mae eich data’n cael ei brosesu i ddechrau gan gwmnïau talu sy’n gweithredu fel prosesyddion data a lle mae gennym gontractau rhwymol ac rydym wedi bodloni ein hunain bod eu gweithdrefnau diogelu data yn ddigonol. Mae manylion personol rhoddwyr yn cael eu trosglwyddo atom gan y prosesyddion porth talu hyn. Nid oes unrhyw fanylion banc na manylion cerdyn talu yn cael eu trosglwyddo atom gan y prosesyddion talu.
• Rydym yn cael rhoddion trwy ffurflenni rhoddion ar-lein trydydd parti, trwy wefannau codi arian trydydd parti, trwy drosglwyddiadau banc yn uniongyrchol i’n cyfrif banc, trwy ddebydau uniongyrchol ac archebion sefydlog, fel sieciau yn y post ac fel arian parod. Ym mhob achos rydym yn anelu at gofnodi enw a manylion y rhoddwr a’r rheswm dros y rhodd
• Ar ôl i ni gael eich rhodd yn ein cyfrif banc, rydym yn mewnbynnu eich manylion i gronfa ddata rhoddwyr ddiogel.
• Rydym yn cysylltu â chi i ofyn am ddatganiad cymorth rhodd os nad oes gennym un eisoes ar ffeil
• Rydym yn anfon llythyr diolch neu e-bost atoch oni bai y gofynnwyd am beidio â gwneud hynny.
• Rydym yn hawlio cymorth rhodd lle mae gennym ddatganiad rhoddwr dilys
• Rydym yn cadw eich data wedi’i storio ar ein cronfa ddata ddiogel sydd wedi’i diogelu gan bolisi cyfrinair. Rydym yn cadw eich data am 7 mlynedd ar ôl ein cyswllt terfynol â chi am resymau rheoleiddio, ac wedi hynny, mae eich data’n cael ei ddinistrio’n ddiogel.
• Rydym yn dadansoddi’r data dienw i’n helpu i gynllunio gweithgareddau codi arian yn y dyfodol ac i ddeall cymhellion ein cefnogwyr.

Manylion technegol

Mae’r ffurflenni rhoddion sy’n gysylltiedig â gwefan Changing Faces yn cael eu cynnal a’u rheoli gan gwmni o’r enw iRaiser. Mae iRaiser yn integreiddio â’r pyrth talu diogel canlynol i brosesu taliadau ar-lein:

• GoCardless: Mae Debydau Uniongyrchol yn cael eu prosesu trwy gwmni taliadau o’r enw GoCardless.
• Stripe: Mae rhoddion cerdyn credyd/debyd untro a rheolaidd a rhoddion symudol fel Apple Pay yn cael eu rheoli gan gwmni taliadau o’r enw Stripe.
• PayPal: Mae iRaiser hefyd yn integreiddio â PayPal i drin rhoddion PayPal untro a thanysgrifiad.

Pan ddefnyddir trydydd partïon i brosesu taliadau, mae eich data’n cael ei reoli gan y cwmnïau hyn yn unol â’u polisïau preifatrwydd. Mae’r cwmnïau hyn i gyd yn cydymffurfio ag ardystiad PCI-DSS i sicrhau bod eich trafodion ariannol yn cael eu prosesu’n ddiogel.

Os ydych chi’n rhoi neu’n cymryd rhan mewn digwyddiad trwy wefan trydydd parti, fel JustGiving, bydd polisi preifatrwydd y wefan honno yn berthnasol. Byddwn yn cael eich manylion dim ond os byddwch chi’n cydsynio i’r rhain gael eu trosglwyddo atom a byddwn yn defnyddio’r data yn unol â’ch caniatâd.

Beth rydym yn ei wneud gyda’ch data

• Rydym yn prosesu unrhyw roddion y gallwn eu cael gennych, gan gynnwys cydnabod a diolch, ac yn mewnbynnu eich manylion i gronfa ddata rhoddwyr ddiogel
• Rydym yn cysylltu â chi i ofyn i chi ein helpu i godi arian, i roi arian i ni neu i ddarparu cymorth anariannol (a hynny bob amser yn unol â’ch dewisiadau marchnata)
• Rydym yn darparu gwybodaeth am ein gwaith neu ein gweithgareddau, yr ydych wedi gofyn am ei chael
• Rydym yn anfon eitemau rydych chi wedi gofyn amdanynt dros y ffôn neu drwy ein gwefan
• Rydym yn dadansoddi ac yn gwella’r gwasanaethau rydym yn eu cynnig
• Os ydych chi’n codi arian i ni mewn cyd-destun penodol:
  • Rydym yn eich cynghori ar sefydlu tudalen codi arian
  • Rydym yn cynnig deunyddiau codi arian i chi i’ch helpu i godi arian
  • Rydym yn eich cynghori ar y ffyrdd gorau o godi arian
  • Rydym yn rhoi gwybod i chi am eich rhwymedigaethau, lle mae Changing Faces wedi prynu eich lle codi arian.
• Efallai y byddwn yn cysylltu â chi ynglŷn â rhodd rydych chi wedi’i gwneud neu ddigwyddiad rydych chi wedi mynegi diddordeb ynddo neu wedi cofrestru ar ei gyfer
• Efallai y byddwn yn anfon gwybodaeth atoch am ras neu ddigwyddiad arall rydych chi’n cymryd rhan ynddo
• Os ydych wedi gofyn i ni beidio â defnyddio’ch gwybodaeth at ddibenion marchnata, byddwn yn cadw eich enw, eich cyfeiriad cartref a’ch cyfeiriad e-bost ar restr atal i sicrhau nad ydym yn parhau i gysylltu â chi.

Rydym yn cadw eich data wedi’i storio ar ein cronfa ddata ddiogel sydd wedi’i diogelu gan bolisi cyfrinair. Rydym yn cadw eich data am saith mlynedd ar ôl ein cyswllt terfynol â chi am resymau rheoleiddio, ac wedi hynny, mae eich data’n cael ei ddinistrio’n ddiogel.

At ddibenion marchnata

Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu – caniatâd

• Rydym yn sicrhau bod gennym ganiatâd penodol ar gyfer yr holl weithgaredd marchnata electronig a gweithgaredd cyfryngau. Mae hyn yn cynnwys yr holl straeon, ffotograffau a phrofiadau unigol lle gellir adnabod yr unigolyn yn y data. Darperir yr holl wybodaeth a ddarperir at ddibenion marchnata yn wirfoddol.
• Gallwch dynnu caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg trwy e-bostio [email protected]. Ni fydd hyn yn effeithio ar gyfreithlondeb prosesu eich gwybodaeth cyn cael gwybod eich bod wedi tynnu’ch caniatâd yn ôl a gweithredu hynny.
• Pan fyddwn yn ffugenwi’r data rydym yn ei brosesu, ac yn dinistrio’r ddolen i’r data gwreiddiol, nid yw’r prosesu’n dod o fewn y datganiad preifatrwydd hwn.

Beth rydym yn ei wneud gyda’ch data

• Os ydych chi’n rhannu stori bersonol gyda ni trwy ein gwefan neu sianeli cyfryngau cymdeithasol, efallai y byddwn yn eich gwahodd i gydsynio i ohebiaeth gennym yn y dyfodol ac i rannu eich stori yn ehangach. Weithiau gwahoddir Changing Faces gan newyddiadurwyr i gyfrannu at straeon newyddion sy’n ymwneud â’n hachos, ac yn y sefyllfa hon, efallai y byddwn yn eich gwahodd i gymryd rhan neu ganiatáu inni ddefnyddio eich stori at y dibenion hyn.
• Efallai y byddwn yn ychwanegu at yr wybodaeth sydd gennym amdanoch chi wybodaeth sydd ar gael drwy ffynonellau eraill, neu a gawn o ffynonellau eraill, e.e. cofrestrau cyhoeddus, neu wasanaethau gwybodaeth trydydd parti. Mae hyn yn caniatáu inni anfon yr wybodaeth fwyaf perthnasol atoch a hyrwyddo’r cyfleoedd codi arian hynny a fyddai’n debygol o fod o’r diddordeb mwyaf i chi, yn ein barn ni.
• Efallai y byddwn yn cysylltu â chi drwy’r post, e-bost, ffôn, testun neu negeseuon uniongyrchol ar y cyfryngau cymdeithasol.
• Rydym yn creu rhestrau o gefnogwyr er mwyn i ni allu deall diddordebau ein cefnogwyr yn well, y rhesymau dros y gefnogaeth honno, a’r ffordd orau o ryngweithio â’n cefnogwyr. Efallai y byddwn yn defnyddio’r rhestrau rydym yn eu creu i ddewis unigolion i gysylltu â nhw ar gyfer ymgyrchoedd codi arian neu farchnata. Ni fyddwn byth yn rhannu nac yn cyfnewid ein rhestrau o gefnogwyr. Gweler yr adran ar broffilio isod.

Sut rydym yn gofyn am eich caniatâd

Pan fyddwch chi’n gwneud rhodd ar ein gwefan, rydym yn gofyn y cwestiwn canlynol i sicrhau eich bod yn cydsynio i ni ddefnyddio eich data at ddibenion marchnata a chodi arian:

Cyswllt drwy e-bost: Byddem wrth ein bodd yn cadw mewn cysylltiad â chi trwy e-bost am ein gwaith, gweithgareddau codi arian a ffyrdd o gymryd rhan. Iawn, gallwch ddefnyddio fy nghyfeiriad e-bost i’m diweddaru.

Os ydych chi’n ticio’r blwch i nodi eich bod yn cydsynio i gyswllt e-bost, yna bydd eich enw a’ch cyfeiriad e-bost yn cael eu lanlwytho i blatfform o’r enw MailChimp. Mae MailChimp yn storio eich manylion yn ddiogel ac rydym yn eu defnyddio i anfon copïau o’n cylchlythyr atoch a’n postiadau sy’n gysylltiedig ag ymgyrchoedd penodol.

Pan fyddwn yn eich cofrestru fel cleient lles neu guddliw croen, gofynnwn am eich caniatâd i ohebiaeth marchnata a chodi arian gan ddefnyddio’r templed canlynol:

Os ydych wedi gofyn i ni beidio â defnyddio’ch gwybodaeth at ddibenion marchnata, byddwn yn cadw eich enw, eich cyfeiriad cartref a’ch cyfeiriad e-bost ar restr atal i sicrhau nad ydym yn parhau i gysylltu â chi.

Rydym yn cadw straeon, ffotograffau a fideos unigol, a gall cyfranwyr dynnu eu caniatâd yn ôl i ni ddefnyddio’r rhain ar unrhyw adeg. Rydym yn adolygu data o’r fath o bryd i’w gilydd i sicrhau bod ein cynnwys yn berthnasol ac yn gyfredol, ac mae’r data’n cael ei ddinistrio’n ddiogel pan nad yw Changing Faces yn ei ddefnyddio mwyach.

Ar gyfer ymchwil a dadansoddi codi arian gan gynnwys proffilio

Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu – buddiant dilys

• Rydym yn creu rhestrau o gefnogwyr, cysylltiadau a gwesteion, ac rydym yn dadansoddi ein data cefnogwyr. Mae’r prosesu hwn er ein buddiant dilys ac nid yw’n effeithio’n ormodol ar hawliau diogelu data ein cefnogwyr.

Beth rydym yn ei wneud gyda’ch data

• Rydym yn paru data ar bobl sy’n ein cefnogi trwy roi, codi arian ac ymgyrchu. Mae hyn yn golygu y byddwn yn cyfuno gwybodaeth rydych chi wedi’i rhoi i ni gyda gwybodaeth o ffynonellau eraill.
• Rydym yn paru data er mwyn:
• Adeiladu proffil gwell o’n cefnogwyr fel y gallwn dargedu ein cyfathrebu’n fwy effeithiol
• Teilwra ein gohebiaeth i chi er mwyn rhagweld ar ba lefel y gallech ein cefnogi yn y dyfodol
• Rydym yn gwneud ymchwil gan ddefnyddio ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd i ddeall ein cefnogwyr neu gefnogwyr posibl yn well. Rydym yn defnyddio’r ymchwil i deilwra a thargedu ein gohebiaeth a digwyddiadau a codi arian (gan gynnwys cyfleoedd gwirfoddoli) at y rhai sy’n fwyaf tebygol o fod â diddordeb ynddynt. Mae hyn yn ein galluogi i fod yn fwy effeithlon a chost-effeithiol gyda’n hadnoddau, ac mae hefyd yn lleihau’r risg y bydd rhywun yn cael gwybodaeth a allai fod yn amherthnasol, yn ymwthiol neu hyd yn oed peri gofid iddo.
• Efallai y byddwn yn ymgymryd ag ymchwil fewnol ac yn defnyddio trydydd partïon eraill i greu dealltwriaeth lawnach o’ch diddordebau a’ch cefnogaeth i Changing Faces, ac i’n helpu i adnabod pobl a allai ein cefnogi â rhodd fwy o faint. Rydym yn defnyddio’r data presennol a gawsom gennych o gronfa ddata Changing Faces ei hun ac yn cyfuno hyn â gwybodaeth o ffynonellau a chofnodion sydd ar gael i’r cyhoedd fel y gofrestr etholiadol, cofnodion tir, ‘rhestrau cyfoethog’, gwefannau elusennau ac adolygiadau blynyddol a chofnodion Tŷ’r Cwmnïau. Efallai y byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth am eich diddordebau, er enghraifft aelodaeth bwrdd, gyrfa, hobïau, neu o erthyglau amdanoch chi mewn papurau newydd neu gylchgronau. Dim ond ffynonellau ag enw da y byddwn yn eu defnyddio, lle byddai rhywun yn disgwyl i’w wybodaeth gael ei darllen gan y cyhoedd.
• Rydym yn creu rhestrau o gefnogwyr er mwyn i ni allu deall diddordebau ein cefnogwyr yn well, y rhesymau dros y gefnogaeth honno, a’r ffordd orau o ryngweithio â’n cefnogwyr.
• Efallai y byddwn yn defnyddio’r rhestrau rydym yn eu creu i ddewis unigolion i gysylltu â nhw ar gyfer ymgyrchoedd codi arian neu farchnata. Ni fyddwn byth yn rhannu nac yn cyfnewid ein rhestrau o gefnogwyr.
• Rydych chi’n rhydd ar unrhyw adeg i optio allan o’r gweithgaredd hwn.  Cysylltwch ag e-bost [email protected] i optio allan o’r gweithgaredd hwn.

At ddibenion gweinyddu

Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu – buddiant cyfreithiol a dilys

• Caiff data personol ei brosesu ar gyfer gwiriadau DBS a PVG am resymau cyfreithiol.
• Mae prosesu data personol i ddeall, rheoli a gwella sut mae Changing Faces yn gweithredu ei wasanaethau yn seiliedig ar fuddiannau dilys Changing Faces. Mae data personol yn cael ei anonymeiddio ac ni effeithir ar hawliau a rhyddid yr unigolyn.
• Mae gan Changing Faces ddiddordeb dilys mewn prosesu data personol wrth ganfod ac atal twyll.
• Efallai y byddwn yn prosesu’ch data os credwn fod gennym fuddiant dilys mewn gwneud hynny at ddibenion sefydliadol, ac os nad yw’r prosesu’n effeithio’n ormodol ar eich hawliau a’ch rhyddid unigol.

Beth rydym yn ei wneud gyda’ch data

• Rydym yn rheoli ein cyfrifoldebau diogelu i’n cleientiaid a defnyddwyr eraill ein gwasanaethau.
• Rydym yn rheoli ac yn dogfennu digwyddiadau difrifol, damweiniau a damweiniau a fu bron â digwydd. Mae’r data hwn yn cael ei storio ar weinydd diogel gyda mynediad wedi’i gyfyngu gan gyfrinair.
• Rydym yn anonymeiddio data personol a data amrywiaeth i werthuso cyrhaeddiad ac effaith ein gweithgareddau
• Rydym yn cadw cofnodion i reoli adborth neu arolygon
• Rydym yn dogfennu ac yn mynd ar drywydd unrhyw gwynion a gawn
• Rydym yn anfon anfonebau gweithgaredd at gyrff y GIG. Gall hyn gynnwys data personol, ond ni fydd yn cynnwys data sensitif a bydd yn cael ei wneud mewn amgylchedd diogel.
• Rydym yn cynnal rhestrau o gysylltiadau, gwesteion a chysylltiadau e-bost at ddibenion codi arian a marchnata
• Efallai y byddwn yn prosesu data personol er mwyn atal twyll
• Rydym yn cadw data sy’n ymwneud â chwynion a digwyddiadau am gyfnod amhenodol fel rhan o gofnod corfforaethol Changing Faces. Mae’n cael ei storio ar ffeiliau data diogel a’i archifo ar ôl 5 mlynedd.
• Rydym yn cadw data sy’n ymwneud â gweithrediadau, gan gynnwys data personol wedi’i anonymeiddio, am gyfnod amhenodol fel rhan o gofnod corfforaethol Changing Faces. Mae’n cael ei storio ar ffeiliau data diogel a’i archifo ar ôl 5 mlynedd.

Cywirdeb eich gwybodaeth

Ein nod yw sicrhau bod yr holl wybodaeth sydd gennym amdanoch yn gywir a, lle bo angen, yn cael ei diweddaru. Os bydd unrhyw wybodaeth sydd gennym amdanoch yn anghywir ac os byddwch yn rhoi gwybod i ni am hyn neu os cawn wybod mewn ffordd arall o’i hanghywirdeb, byddwn yn sicrhau y caiff ei diweddaru cyn gynted â phosibl.

Rhannu gwybodaeth a datgelu

Ni fyddwn yn gwerthu eich gwybodaeth i unrhyw drydydd parti.

Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda’n prosesyddion data. Mae ein prosesyddion data yn sefydliadau sy’n cyflawni gwasanaethau ar gyfer Changing Faces megis rheoli gwasanaethau TG, cynnal a gweithredu ein cronfa ddata ddiogel, anfon negeseuon e-bost neu ddeunyddiau torfol a phrosesu rhoddion. Mae ein perthynas â’n prosesyddion data yn destun contractau sy’n diffinio cyfrifoldebau’r rheolydd data a’r prosesydd data ac yn cadarnhau bod pob parti’n cydymffurfio â’r gyfraith diogelu data berthnasol.

Efallai y byddwn yn datgelu eich gwybodaeth bersonol i drydydd partïon os yw’n ofynnol i ni wneud hynny gan rwymedigaeth gyfreithiol (er enghraifft i’r Heddlu neu gorff y Llywodraeth); neu i’n galluogi i orfodi neu gymhwyso ein telerau ac amodau neu hawliau o dan gytundeb; neu i’n hamddiffyn, er enghraifft, yn achos twyll neu ddifenwi a amheuir.

Rydym yn hawlio rhan o gost triniaethau cuddliw croen gan gyrff y GIG. Rydym yn codi anfonebau bob chwarter ac mewn rhai achosion, gofynnir i ni anfon data ategol sy’n nodi derbynwyr ymgynghoriadau cuddliw croen gan ddefnyddio rhifau’r GIG yn unig. Anfonir y data ategol trwy ddolen e-bost nhs.net ddiogel, ac nid oes unrhyw ddata sensitif byth yn cael ei rannu yn y modd hwn.

Efallai y byddwn yn rhannu data sy’n ymwneud â chyflyrau iechyd penodol neu faterion ffordd o fyw, ond dim ond mewn ffordd ddienw, gyfunol y byddwn yn gwneud hyn.

Ar wahân i hyn, ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth â sefydliadau eraill heb eich caniatâd.

Mae llawer o’n cefnogwyr sy’n cymryd rhan mewn digwyddiadau i godi arian i Changing Faces yn sefydlu tudalen bersonol ar lwyfan codi arian arbenigol (fel JustGiving neu Enthuse) sydd wedi’i gynllunio i helpu unigolion ac elusennau i godi arian a gwneud y mwyaf o ddefnyddio Rhodd Cymorth. Mae data personol a ddarperir gan gefnogwyr Changing Faces at y diben hwn i JustGiving a Virgin Money Giving yn cael ei drosglwyddo i ni. Rydym yn storio’r wybodaeth hon yn ein cronfa ddata ac yn ei defnyddio i gyfathrebu â’n cefnogwyr am eu gweithgareddau codi arian.

Plant

Rydym yn sicrhau ein bod yn cydymffurfio’n llawn â’r ddeddfwriaeth amddiffyn a diogelu presennol wrth brosesu data plant. Mae plant yn gallu arfer eu hawliau data eu hunain cyn gynted ag y bydd ganddynt allu a dealltwriaeth, sydd fel arfer yn cael ei dybio tua 12 oed. Rhaid i unrhyw blentyn dan 16 oed a hoffai ymgysylltu â ni, ac y mae angen ei ddata personol arnom at y diben hwnnw, hefyd gael caniatâd rhiant/gwarcheidwad i wneud hynny cyn rhoi’r manylion hynny i ni.

Pobl agored i niwed

Rydym yn cydnabod pwysigrwydd amddiffyn ein cefnogwyr agored i niwed ac rydym yn dilyn y Cod Ymarfer Codi Arian yn y DU a gyhoeddwyd gan y Rheoleiddiwr Codi Arian. Credwn fod hyn yn hwyluso darparu gofal o ansawdd uchel i gefnogwyr, gan sicrhau bod unrhyw un sy’n cyfrannu i’r Elusen mewn sefyllfa i wneud penderfyniad rhydd a gwybodus. Os yw unigolyn yn ymddangos yn agored i niwed, byddwn yn cynnig callio iddo, neu fwy o amser cyn cymryd rhodd. Os byddwn yn credu nad oes gan yr unigolyn y gallu meddyliol i wneud penderfyniad, ni fyddwn yn cymryd rhodd.

Storio eich gwybodaeth

Am resymau ariannol a thechnegol efallai y bydd angen i ni, ar adegau, ddefnyddio gwasanaethau cyflenwr y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE). Efallai y bydd angen trosglwyddo a storio data y tu allan i’r AEE, gan gynnwys yn UDA lle bydd yn cael ei gadw gan gydymffurfio’n llawn â’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) 2018, gan sicrhau diogelwch gwybodaeth sy’n gyfartal â’r hyn sy’n ofynnol gan y DU a ledled yr AEE. Rydym yn gwneud hyn drwy sicrhau bod unrhyw drydydd partïon sy’n prosesu’ch data y tu allan i’r AEE naill ai’n elwa ar benderfyniad digonolrwydd at ddibenion GDPR a/neu, lle bo’n briodol, ein bod wedi ymrwymo i Gytundeb Prosesu Data sy’n cynnwys cymalau diogelu data enghreifftiol yr UE.

Bydd eich cofnod yn cael ei ddileu os nad ydym wedi cael unrhyw gyswllt na rhyngweithio â chi dros gyfnod o saith mlynedd, a’ch bod wedi optio allan o gael gohebiaeth. Mae’r cyfnod cadw hwn wedi’i bennu gan ystyried ein rhwymedigaethau cyfreithiol a’n rheolau treth a chyfrifyddu, ac rydym yn cadw’r hawl i’w newid i adlewyrchu newidiadau dilynol yn y rheolau a’r rhwymedigaethau hynny.

Ein gwefan a’n cyfryngau cymdeithasol

Trwy ddefnyddio ein gwefan, tudalennau cyfryngau cymdeithasol, cymryd rhan mewn cystadleuaeth neu ddarparu’ch gwybodaeth rydych chi’n caniatáu inni gasglu a defnyddio’r wybodaeth a rowch yn y ffyrdd a nodir yn y polisi hwn.

Ar gyfer pob rhan o’n gwefan sy’n casglu gwybodaeth bersonol ac ariannol, rydym yn defnyddio gweinydd diogel. Rydym yn cymryd gofal mawr i sicrhau bod ein gwefannau yn gweithredu ar y lefelau diogelwch uchaf a bod ein cyflenwyr wedi ymrwymo i arfer gorau mewn diogelwch digidol. Mae’r holl wybodaeth bersonol a data ariannol wedi’u hamgryptio wrth drosglwyddo.

Fodd bynnag, ni ellir gwarantu diogelwch trosglwyddo data trwy’r rhyngrwyd byth 100%, ac mae trosglwyddo data’n digwydd ar eich menter eich hun.

Cwcis a dadansoddeg

Cwcis yw ffeiliau testun bach sy’n cael eu lawrlwytho i’ch cyfrifiadur neu ddyfais a’u storio yno pan fyddwch yn ymweld â gwefan. Mae cwcis yn cael eu defnyddio’n gyffredin gan berchnogion gwefannau i roi profiad da i chi wrth i chi bori a darparu gwybodaeth a all helpu perchnogion gwefannau i wella gwefannau.

Mae ein gwefan yn defnyddio cyfuniad o gwcis angenrheidiol, cwcis dewis, cwcis ystadegau (gan gynnwys Google Analytics sy’n ein helpu i ddeall sut mae ymwelwyr yn rhyngweithio â’n gwefan, trwy gasglu ac adrodd gwybodaeth yn ddienw), a chwcis marchnata. Darllenwch ein polisi cwcis i gael rhagor o wybodaeth, gan gynnwys manylion cwcis penodol yr ydym yn eu defnyddio a sut y gallwch reoli eich cwcis.

Dolenni i wefannau eraill

Gall ein gwefan gynnwys dolenni i wefannau eraill o ddiddordeb. Fodd bynnag, pan fyddwch wedi defnyddio’r dolenni hyn i adael ein gwefan, dylech sylwi nad oes gennym unrhyw reolaeth dros y wefan arall honno. Felly, ni allwn fod yn gyfrifol am ddiogelu a phreifatrwydd unrhyw wybodaeth a rowch wrth ymweld â safleoedd o’r fath ac nid yw safleoedd o’r fath yn cael eu llywodraethu gan y datganiad preifatrwydd hwn. Dylech fod yn ofalus ac edrych ar y datganiad preifatrwydd.

Diweddaru ein polisi

Diweddarwyd y polisi hwn ddiwethaf ym mis Mawrth 2022. Bydd unrhyw newidiadau a wnawn i’n hysbysiad preifatrwydd yn y dyfodol yn cael eu postio ar y dudalen hon a, lle bo hynny’n briodol, byddwch yn cael gwybod mewn e-bost. Edrychwch yn ôl yn aml i weld unrhyw ddiweddariadau neu newidiadau.

Cyfrifoldebau

Mae pob gweithiwr a gwirfoddolwr sy’n prosesu data yn gyfrifol am gydymffurfio’n llawn â’r Polisi Diogelu Data a Phreifatrwydd hwn. Rydym yn sicrhau bod gwybodaeth a hyfforddiant priodol a chyfredol yn cael eu rhannu ar draws y sefydliad er mwyn i ni gydymffurfio’n llawn â’n cyfrifoldebau i gadw eich data’n ddiogel.

Mae contractwyr hunangyflogedig a gwirfoddolwyr yn cael gwybod am eu cyfrifoldebau pan fyddant yn dechrau darparu gwasanaethau i Changing Faces neu wirfoddoli gyda Changing Faces.

Eich hawliau

Mae gennych yr hawl i ofyn am:

• Fanylion y gweithgareddau prosesu yr ydym yn eu cynnal gyda’ch gwybodaeth bersonol trwy wneud Cais am Fynediad at Ddata gan y Testun.
• Cywiro gwybodaeth sy’n anghywir neu wedi dyddio.
• Dileu eich gwybodaeth (a elwir yr “hawl i gael eich anghofio”).
• Cyfyngu ar y ffordd yr ydym yn delio â’ch gwybodaeth ac yn defnyddio eich gwybodaeth.
• Bod eich gwybodaeth yn cael ei darparu i chi mewn fformat sy’n ddiogel ac yn addas i’w ailddefnyddio (a elwir yr “hawl i gludadwyedd”).

Mae gennych hefyd hawliau mewn perthynas â gwneud penderfyniadau awtomataidd a phroffilio, gan gynnwys proffilio at ddibenion marchnata.

Os hoffech gael copi o rywfaint neu’r cyfan o’ch gwybodaeth bersonol, gwnewch gais i’n Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion a ddarperir isod. Byddwn yn darparu’r wybodaeth hon i chi’n ddi-dâl, oni bai bod ceisiadau’n amlwg yn ddi-sail, yn ailadroddus neu’n ormodol, ac os felly mae gennym hawl i godi ffi weinyddol resymol.

Os ydych chi’n credu nad ydym yn parchu eich hawliau, rhowch wybod i ni a byddwn yn gwneud ein gorau glas i unioni unrhyw fethiannau yn ein dull gweithredu. Os byddwch chi’n anfodlon o hyd ar y ffordd y gwnaethom brosesu eich data personol, mae gennych hawl i wneud cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Cewch wybod rhagor yn www.ico.org.uk neu ffoniwch swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar 0303 123 1113.

Cwestiynau

Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu ymholiadau am y Datganiad Preifatrwydd a Diogelu Data hwn, neu os hoffech ofyn am gopi o’r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi, cysylltwch â’r swyddog Diogelu Data yn y cyfeiriad a’r manylion cyswllt isod:

• Ysgrifennwch atom yn:

Swyddog Diogelu Data,
Changing Faces,
The Circle, 33 Rockingham Lane,
Sheffield, S1 4FW

• E-bostiwch: [email protected]
• Ffoniwch: 020 7391 9296